Bij B2B sales draait het vooral om het opvolgen van potentiële klanten. Want de meeste prospects zullen niet meteen iets kopen. Sterker nog, bij 80% van de leads is het nodig om na het eerste contact nog vijf keer wat van je te laten horen. Toch doet maar 8% van de salesprofessionals dit.
Waarom? Het is moeilijk om de juiste volgorde te bepalen. Maar als je je processen goed hebt ingericht, heb je alles in handen om je omzet- en groeidoelen te behalen.
Dus laten we eerst eens kijken wat een ‘follow-up sequence’ precies is en hoe we – met een voorbeeldtijdlijn – leads kunnen omzetten in klanten.
Wat is een follow-up tijdlijn?
Dit is een opeenvolging van alle acties die salesprofessionals nemen om een lead om te zetten in een klant.
Salesprofessionals gebruiken verschillende kanalen, zoals de telefoon, e-mail, LinkedIn en zelfs betaalde campagnes, om contact op te nemen met leads en ze over een periode van dagen of weken te voeden.
Het doel? Om vertrouwen te wekken, je merkverhaal te vertellen en je producten of diensten te introduceren. Als een bedrijf dan klaar is om te kopen, kloppen ze als eerst bij jou aan.
Met een follow-up sequence kun je leads door je salesfunnel leiden, zonder iemand te vergeten. Ook biedt het structuur aan je salesteam, wat zorgt voor meer focus en productiviteit. Ten slotte haalt een opvolgproces een aantal vraagtekens uit het verkoopproces door communicatie en platforms te stroomlijnen. Je salesteam kan zich hierdoor volledig focussen op het luisteren naar behoeftes en personaliseren van e-mails en gesprekken.
Je websitebezoekers opvolgen
Identificeer je websitebezoekers in real-time. Door de bedrijfsnaam van elke bezoeker te achterhalen, hoe deze op je website terechtkomt en welke pagina’s ze bekijken, weet het team precies wie ze moeten benaderen. En vergroot je de kans op conversie.
Ervaar het zelf. Probeer onze leadgen tool 14 dagen gratis uit ?
Voorbeeld van een sales follow-up tijdlijn
Hier is een voorbeeld van een sales follow-up sequence:
Deze follow-up sequence is gebaseerd op de Agoge Sequence, een populaire sales outreach methode ontwikkeld door Sam Nelson. Met deze strategie zet je in een korte tijd meerdere communicatiepunten in.
Waarom zo veel contactmomenten? Salesprofessionals, CMO’s en oprichters hebben het druk. Met één e-mail ga je ze niet bereiken. De Agoge Sequence zorgt ervoor dat je minder snel genegeerd wordt en vaker een reactie terugkrijgt.
Voordat je begint – prioriteer je leads
De Agoge Sequence kost veel tijd en kun je daarom niet voor alle prospects inzetten. Voordat je begint, moet je dus een duidelijke buyer persona voor ogen hebben. Met deze informatie identificeer je de meest interessante branches en posities.
Op basis hiervan maak je een lijst met posities die een hoge prioriteit krijgen. Zoals een sales- of marketingdirecteur, eigenaar of CEO. Zet de volledige Agoge Sequence alleen voor deze mensen in. Gebruik een kortere versie voor prospects met een lage prioriteit. Verwijder hiervoor bijvoorbeeld taken die veel tijd kosten, zoals bellen, of verminder het aantal contactpunten.
Als je Leadinfo gebruikt, weet je welke bedrijven je website bezoeken. Gebruik de informatie over je websitebezoekers in combinatie met je buyer persona om te bepalen welke besluitvormer je wilt benaderen.
Gebruik je geen leadgen tool, dan is het eerste contact waarschijnlijk moeilijker. De kans is groot dat je prospect nog nooit van jouw merk gehoord heeft. Iedere pitch belandt meteen in de prullenbak, hoe goed ook. Start dus met het delen van waardevolle content of gepersonaliseerde tips (“Ik zag op je website dat…, heb je al eens geprobeerd om…?”), om het vertrouwen op te bouwen.
Nu je weet wie je wilt benaderen, kunnen we het proces verder uitstippelen.
Dag 1
De eerste stap? Stuur de besluitvormer een connectieverzoek via LinkedIn. En probeer hem of haar direct daarna te bellen. Want telefonisch kun je het best een persoonlijke connectie opbouwen en meer over mensen leren. Of je de besluitvormer nu wel of niet te pakken krijgt, stuur er ook nog een mail achteraan. En dat allemaal binnen één dag.
Drie contactmomenten op een dag wordt ook wel “The Triple” genoemd, bedacht door Justin Michael. Het is een effectieve manier om de Agoge Sequence te beginnen omdat je drie verschillende pogingen doet om de lead via zijn favoriete platform te benaderen – waardoor je kans op succes alleen maar toeneemt.
De eerste e-mail die je uitstuurt is het belangrijkst. Een sterke eerste e-mail vormt de basis voor de rest van je proces. Het is daarom slim om deze eerste mail met veel aandacht te personaliseren.
Verdiep je in het bedrijf voordat je contact opneemt. Schrijf vervolgens een korte mail met een krachtige eerste zin waarmee je laat zien dat je je huiswerk gedaan hebt. Met een sterk haakje benadruk je dat je weet met wie je contact zoekt en niet random naar 100 mensen mailt. Je tweede zin zegt iets over de waardepropositie van je product. Sluit af met een call to action.
Dag 4
Na alle commotie op de eerste dag, laat je je leads drie dagen met rust. Dit geeft besluitvormers de tijd om je e-mail te lezen, je terug te bellen of contact op te nemen via LinkedIn.
Of je nu ons follow-up schema aanpast of je eigen creëert, vergeet niet om wachttijd in te bouwen tussen ieder contactmoment. Je wilt leads de tijd geven om te antwoorden, maar wel zo vasthoudend zijn dat ze niet naar een andere oplossing gaan zoeken. Houd standaard zo’n 72 uur tussen contactmomenten aan. Later in de salesfunnel kun je hier 5 werkdagen van maken.
Op de vierde dag stuur je een korte mail als reminder voor de mail die je op dag één stuurde. Iets in de trant van “Heb je al de kans gehad om mijn onderstaande mail te lezen? Ik ben benieuwd naar je reactie!”
Dag 5
Probeer op dag 5 weer eens telefonisch contact op te nemen. Personalisatie is hierbij van belang. Gebruik de informatie die je voor je eerste mail hebt verzameld en verwerk dit in je belscript om meteen de aandacht te pakken. Of herhaal de eerste twee zinnen uit de mail.
Het is ook slim om op verschillende tijden te bellen. Zodat je niet alleen vanwege een terugkerende vergadering een conversiekans misloopt.
Dag 7
Probeer op dag 7 nog een keer te bellen. En laat een boodschap achter als je geen contact krijgt.
Dag 9
Nog steeds geen reactie? Dan is het tijd om een andere tactiek toe te passen en een LinkedIn InMail te versturen.
Start met de reden waarom je via LinkedIn contact opneemt. Je wilt deze persoon zo goed mogelijk helpen, toch? Om er zeker van te zijn dat hij of zij je bericht op tijd ziet en daarmee een voorsprong krijgt op de concurrent, kwam het in je op om de ontvanger een LinkedIn bericht te sturen.
Dag 10
Probeer op dag 10 nog een keer te bellen.
Dit is de vierde poging om je lead aan de lijn te krijgen. Dat lijkt misschien veel, maar 93% van de leads converteert pas na de zesde belpoging. Dus geef niet op.
Dag 14
Stuur op dag 14 weer een e-mail. Probeer deze keer wel nieuwe waarde toe te voegen, zoals interessante content of een uitnodiging voor een event. Zo zorg je ervoor dat je gezien wordt als behulpzaam en niet (alleen) irritant.
Als je met een CRM werkt, kun je de e-mails deels automatiseren. Het is dan wel aan te raden om je doelgroepen te segmenteren, zodat je content ook aansluit bij de ontvanger.
Dag 18
Op dag 18 stuur je nog een follow-up e-mail, wel weer met nieuwe content. Denk bijvoorbeeld aan een klantverhaal, waarmee je laat zien wat jouw oplossing concreet voor een ander bedrijf betekend heeft. Wat waren de pijnpunten die de klant ervaarde en wat zijn de huidige resultaten?
Dag 20
Tijd om de telefoon weer op te pakken.
Dag 23
Dit is de laatste keer dat je je lead probeert te bellen. Met als doel om een heldere ‘ja’ of ‘nee’ te krijgen.
Dag 27
Op dag 27 stuur je je allerlaatste mail. De “break-up mail”. Dit is de laatste mail die je stuurt naar een lead die niet reageert. Het is de laatste kans voor je lead om interesse te tonen voordat je het officieel opgeeft.
Deze mail ziet er bijvoorbeeld zo uit:
Voorbeeld break-up mail
Hi [naam],
Ik heb een aantal keer contact met je gezocht maar heb niets terug gehoord.
Ik geloof dat we jouw bedrijf met onze diensten kunnen helpen, maar omdat een reactie uitblijft ga ik ervan uit dat je geen hulp nodig hebt.
Mocht dit veranderen, dan kun je altijd contact opnemen.
Met vriendelijke groet,
[Naam van de salesprofessional]
Je eigen follow-up sequence samenstellen
De Agoge Sequence is een sterke techniek om als B2B bedrijf vaker reactie te krijgen op je outreach pogingen. Met het bovenstaande geven we je richtlijnen, maar je mag dit naar behoeven aanpassen. En reageren leads positief op een bepaald kanaal, kom ze hierin dan tegemoet in plaats van je aan dit proces vast te houden.
Helemaal klaar met je follow-up sequence? Vergeet niet dat het gedrag van (potentiële) klanten door de tijd heen verandert. Blijf de resultaten van je proces dus analyseren en maak de nodige aanpassingen.
Als je de aandacht van een lead hebt getrokken, moet je deze relatie blijven voeden tot een bedrijf klaar is om te kopen. Ontdek hoe je koude leads het best kunt opwarmen.