Leitfaden für die Telefonakquise

Gehört die Telefonakquise der Vergangenheit an? Nein! Egal, ob Fortune-500-Unternehmen oder schnell wachsende Startup-Unternehmen, diese Methode wird nach wie vor von Vertriebsteams auf der ganzen Welt eingesetzt, um neue Leads zu generieren.

Allerdings hat sich die Telefonakquise in den letzten zwanzig Jahren verändert und weiterentwickelt. Sogenanntes „Spray-Marketing“, bei dem Sie alle und jeden anrufen, ist auf jeden Fall nicht der richtige Weg zum Erfolg. Stattdessen sollten Sie Ihre Strategie an die heutige Zeit anpassen und gezielte Anrufe nutzen, mit denen Sie in kürzerer Zeit mehr erreichen.

In diesem Artikel führen wir Sie durch den gesamten Prozess der Telefonakquise. Entdecken Sie auf unserem Blog außerdem vier Vorlagen und Drehbücher, mit denen Sie Ihre Kaltakquise verbessern und Ihre Vertriebscalls optimieren können.

Was ist Telefonakquise?

Lassen wir bei den Grundlagen beginnen. Bei der Telefonakquise treten Sie mit einer Person in Kontakt, mit der Sie noch nie zuvor gesprochen haben. Ziel ist es, eine Kommunikation aufzubauen, mit dem Ziel letztendlich Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu verkaufen. Mit der Telefonakquise sprechen Sie Leads an, qualifizieren Sie diese und stellen Sie sicher, dass diese Leads auch als Käufer geeignet sind, um diese anschließend durch Ihren Vertriebsfunnel zu schleusen.

Bei der Telefonakquise geht es darum, eine persönliche Beziehung zu Ihren Zielpersonen aufzubauen und mehr über die Person zu erfahren: von deren Interessen bis hin zu den Bedürfnissen und Erwartungen. Ein sinnvolles Gespräch bleibt – nach der Mund-zu-Mund-Reklame – die effektivste Methode, neue Kontakte zu knüpfen.

Seien Sie selektiv bei der Auswahl Ihrer Zielpersonen

Telefonakquise ist keine einfache Methode und Sie sollten sich auf Ihre Zielgruppe konzentrieren: also Einzelpersonen und Unternehmen, die Ihr Produkt auch tatsächlich benötigen. Denn wenn Sie willkürliche Firmen anrufen, dann verschwenden Sie Ihre Zeit, ohne Resultate zu erzielen.

Noch besser ist es, mit den Besuchern Ihrer Website in Kontakt zu treten, da diese bereits ein gewisses Grundinteresse mitbringen. Mithilfe von Lead Scores können Sie schnell erkennen, bei welchen Besuchern es sich um heiße Leads handelt. So können Sie einfacher Prioritäten setzen und wissen direkt, auf wen Sie Ihre Aufmerksamkeit richten sollten.

Machen Sie Ihre Hausaufgaben

Wir alle kennen diese Anrufe aus dem Nichts, in denen irgendein Verkäufer oder eine Verkäuferin ein „fantastisches Angebot“ bereithält. Was, wenn sich später herausstellt, dass die angerufene Person gar nicht für das Angebot infrage kommt oder nicht die nötigen Voraussetzungen erfüllt?

Vermeiden Sie solch peinliche Situationen und recherchieren Sie einige grundlegende Informationen, bevor Sie zum Hörer greifen. So verschwenden Sie keine Zeit und erhalten gleichzeitig wertvolle Informationen, mit denen Sie leichter ein Gespräch anknüpfen können.

Führen Sie deshalb als Erstes eine allgemeine Google-Suche durch und sehen Sie sich das LinkedIn-Profil Ihrer Zielperson an. Schauen Sie sich anschließend die Website des Unternehmens und die jüngsten PR-Meldungen an und suchen Sie in Ihrem CRM nach Notizen und Verhaltensmustern (auf Ihrer Website). Versuchen Sie festzustellen, mit welchen Schwierigkeiten Ihre Zielperson derzeit konfrontiert ist und inwiefern Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung für das Unternehmen relevant sein könnten. Mit diesen Informationen können Sie anschließend eine maßgeschneiderte Kontaktanfrage erstellen.

Vermeiden Sie Verkaufstalk

Bei der Telefonakquise geht es in erster Linie darum, Kontakt zu einer Zielperson herzustellen, die noch nicht mit Ihrer Marke und Ihrem Angebot vertraut ist. Deshalb sollten Sie den Verkaufstalk zunächst unbedingt vermeiden. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf eine natürliche Kontaktaufnahme. Ähnlich wie bei Kaltakquise per E-Mail sollten Sie sich erst darauf konzentrieren, dieser Person einen Mehrwert zu bieten und erst dann auf Ihren eigenen Gewinn.

Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Gesprächspartnerin oder Ihres Gesprächspartners und zeigen Sie sich neugierig. Vermeiden Sie Vermutungen und versuchen Sie wirklich, die Situation Ihres Kunden besser zu verstehen, indem Sie offene Fragen stellen, wie:

Behalten Sie dabei immer das Ziel des Anrufs immer im Auge; sei es, dass Sie die Zielperson dazu bringen wollen, sich für eine kostenlose Testversion oder Ihr nächstes Webinar anzumelden oder diese zum Download Ihres kostenlosen E-Books anregen möchten. Achten Sie darauf, dass Sie Ihrer Zielperson einen Mehrwert bieten und den Anruf nicht in erster Linie als Werbemaßnahme nutzen.

Definieren Sie ein Ziel

Ein Leitfaden, der Ihnen den Verlauf des Gesprächs vorgibt, kann in gewissen Fällen hilfreich sein, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Botschaft deutlich vermitteln. Entwerfen Sie also einen Plan für Ihre Gespräche. Schreiben Sie die Punkte so detailliert auf, wie es für Sie am sinnvollsten ist: von einem ausgeschriebenen Drehbuch bis hin zu Stichpunkten und einigen offenen Fragen. So sind Sie optimal vorbereitet und können das Gespräch in Ihrem Sinne lenken.

Denken Sie jedoch daran, Ihr Drehbuch nicht abzulesen, sondern lassen Sie sich stattdessen auf ein echtes Gespräch ein und beweisen Sie, dass in Ihrem Unternehmen echte Menschen arbeiten.

Üben Sie mit Kolleginnen und Kollegen

Übung macht den Meister! Telefonakquise ist dabei keine Ausnahme. Sobald Sie den Hörer abnehmen, müssen Sie auf alles gefasst sein. Auf unhöfliche oder schwierige Menschen bereiten Sie sich am besten mithilfe von Kolleginnen und Kollegen vor. Bitten Sie diese das Gespräch mit Ihnen zu üben und Ihnen die denkbar unfreundlichste Antworten zu geben sowie seltsame und komplexe Fragen zu stellen.

Es ist wichtig, dass Sie bei dem Gespräch einen kühlen Kopf bewahren und Ihr Angebot pitchen, aber auch Ihr Tonfall und Ihre Wortwahl sollten Sie beachten. Feedback von einer Kollegin oder einem Kollegen hilft Ihnen dabei, Ihr Drehbuch und Ihre Gesprächsstrategie weiter zu verfeinern.

So kommen Sie am Gatekeeper vorbei

Jetzt, wo Sie wissen, was Sie sagen möchten und das Gespräch einstudiert haben, ist es an der Zeit, zum Hörer zu greifen. Aber schon präsentiert sich das nächste Problem: Einige Entscheidungsträger haben Gatekeeper, an denen Sie erst vorbeikommen müssen.

Das wichtigste zuerst: Diskutieren Sie Ihr Anliegen auf keinen Fall mit der Assistentin oder dem Assistenten. Versuchen Sie stattdessen, den Gatekeeper auf Ihre Seite zu ziehen, indem Sie diesen mit Respekt ansprechen und versuchen, Vertrauen aufzubauen. Wenn Sie mit Ihrer Zielperson bereits E-Mails ausgetauscht oder sich auf LinkedIn vernetzt haben, dann erklären Sie, dass Sie um einen Rückruf gebeten wurden. Auch wenn Sie von einer anderen Person innerhalb des Unternehmens empfohlen wurden, sollten Sie dies unbedingt erwähnen. Das schafft sofort eine Vertrauensbasis und erhöht das Vertrauen um ganze 84 %.

Versuchen Sie auf keinen Fall, sich am Gatekeeper vorbeizumogeln. Stellen Sie sich stattdessen als Branchenexpertin oder -experten vor und bauen Sie eine echte Beziehung auf. Der Weg am Gatekeeper vorbeizukommen, ist ihn oder sie davon zu überzeugen, dass es Ihnen nicht darum geht, etwas zu verkaufen.

Schließlich sollten Sie dem Gatekeeper nicht einfach Ihre Telefonnummer hinterlassen, sondern sich eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer geben lassen und versichern, dass Sie später zurückrufen werden. So vermeiden Sie den Eindruck, dass Sie aus reinen Verkaufsgründen anrufen und unterstreichen die Relevanz Ihres Anrufs.

Der Anruf

Wenn Sie es geschafft haben, Ihre Zielperson an den Hörer zu bekommen, sollten Sie sich zunächst vorstellen. Nennen Sie Ihren vollständigen Namen und den Namen Ihres Unternehmens, sodass Ihre Zielperson direkt weiß, mit wem sie spricht und warum Sie anrufen. Falls Sie von einer bestimmten Person empfohlen wurden, sollten Sie auch direkt deren Namen nennen. So bleibt der oder die Angerufene eher am Hörer.

Unsere internen Vertriebsexpertinnen und -experten empfehlen immer kurz zu fragen, ob es ein guter Zeitpunkt für das Gespräch ist, auch wenn sich das Internet zu diesem Thema uneins ist. Allerdings sollten Sie darauf achten, die Frage so zu stellen, dass sie eine positive Antwort hervorruft. Sagen Sie also nicht: „Habe ich Sie zu einem schlechten Zeitpunkt erwischt?“, sondern drehen Sie die Frage um und sagen Sie: „Haben Sie eine Minute Zeit, um kurz über X zu sprechen?“. Wenn Ihre Zielperson angibt, dass sie Zeit hat, verpflichtet sie sich, Ihnen zuzuhören und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie abgewiesen werden, ist geringer.

Ähnlich wie bei der Kaltakquise per E-Mail sollten Sie direkt zu Beginn Ihres Anrufs das Interesse Ihrer Zielperson wecken, indem Sie ihr den Grund für Ihren Anruf erklären. Das Ziel ist es, die Neugierde Ihrer Zielpersonen zu wecken, denn Neugierde vermindert Widerstand und Stress.

Konzentrieren Sie sich im Gespräch in erster Linie auf den Mehrwert und die Vorteile, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung dem Unternehmen Ihrer Zielperson bringen kann. Neben Fragen stellen und Zuhören sollten Sie einige aussagekräftige Zahlen parat haben und Konkurrenten erwähnen, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nutzen. Erwähnen Sie auch Ihre USPs, mit denen Sie sich von der Masse abheben und behalten Sie dabei immer das Ziel Ihres Gesprächs im Auge.

Legen Sie Wert auf einen festen, selbstbewussten und nüchternen Tonfall. Halten Sie sich an ein durchschnittliches Sprechtempo; so wirken Sie selbstbewusst und intelligent. Versuchen Sie außerdem nicht, übertrieben fröhlich zu klingen, da dies eher Misstrauen weckt, als Vertrauen schafft.

Fassen Sie sich kurz

Selbst wenn Ihre Zielperson dem Telefongespräch zugestimmt hat, unterbrechen Sie deren Tagesplanung. Auch wenn das Gespräch gut läuft, sollten Sie sich deshalb kurzfassen. Wenn Ihre Zielperson erklärt, keine Zeit für ein Gespräch zu haben, dann versuchen Sie, einen konkreten Rückruftermin zu vereinbaren. Dazu bieten Sie am besten eine Terminwahl an, um zu demonstrieren, dass Sie die Zeit Ihrer Zielperson respektieren. Sagen Sie also zum Beispiel: „Wäre es besser, morgen früh oder am Nachmittag zu telefonieren?“ In so einem Fall möchte Sie die Zielperson möglichst schnell wieder loswerden, sodass sie einem neuen Termin schnell zustimmen wird.

Erfassen Sie Ihre Aktivitäten

Unabhängig von dem Ergebnis Ihres Anrufs sollten Sie sich in Ihrem CRM immer einige Notizen machen oder eine detaillierte Liste über Ihre Maßnahmen führen. So sehen Sie immer, was funktioniert und was nicht und behalten Sie den Überblick darüber, mit wem Sie wann gesprochen haben und wann Sie nachfassen oder einen Rückruftermin vereinbaren müssen.

Lassen Sie sich nicht unterkriegen

Wir wissen aus erster Hand, dass das leichter gesagt ist als getan. Es ist schwierig, Menschen dazu zu bringen, Ihr Geld auszugeben und sie werden oft mit einem „Nein“ reagieren. Konzentrieren Sie sich also auf die Aspekte der Telefonakquise, die Sie kontrollieren können: Wen Sie anrufen, was Sie sagen, wie Sie es sagen und die Anzahl der Personen, die Sie anrufen.

Nehmen Sie eine hilfsbereite Haltung ein

Betrachten Sie die Telefonakquise als eine Möglichkeit, einem Team oder einem Unternehmen Ihre Hilfe anzubieten. Wenn es dort keinen Bedarf gibt oder der Zeitpunkt ungünstig ist, hat das wenig mit Ihnen, Ihren Handlungen oder Ihrem Unternehmen zu tun. Sie haben Ihr Bestes gegeben und der Rest liegt nicht in Ihrer Hand.

Beau Gielesen
Sales Development Representative DACH

Wenn möglich, fragen Sie Ihre Zielperson, warum sie nicht an Ihrem Angebot interessiert ist. So können Sie Ihre Telefonakquise-Strategie weiter verfeinern.

Legen Sie los!

Wenn Sie mehr Leads generieren möchten, dann sollten Sie es unbedingt mit Telefonakquise versuchen. Auf den ersten Blick mag dies abschreckend wirken, aber es ist eines der effektivsten Instrumente für den Aufbau von Geschäftsbeziehungen und den Abschluss von Verkäufen und Deals.

Zudem sollten Sie Ihre Telefonakquise-Technik stets weiter verbessern. Experimentieren Sie mit verschiedenen Methoden und Taktiken, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert: von der Entscheidung, wen Sie anrufen, über die Recherche bis hin zum Üben und den Follow-ups. Sobald Sie dies gemeistert haben, können Sie sich über eine steigende Konversionsrate freuen.