Heutzutage wird oft angenommen, dass Telefonakquise keine effiziente Methode für die Leadgenerierung sei. Nichts ist weniger wahr! Oft sind potenzielle Kunden sehr empfänglich für Telefonakquise. Eine Studie hat ergeben, dass 82 % der Zielpersonen, nach einem Kaltakquise-Anruf und mehreren nachfolgenden Kontaktmomenten ein persönliches Beratungsgespräch vereinbart hat.
Aber gute Telefonakquise ist i.d.R. schwierig und schlecht ausgeführt, kann sie sogar dem Ruf Ihres Unternehmens schaden. Um peinliche Situationen zu vermeiden, sollten Sie das Gespräch mit einem personalisierten Gesprächsleitfaden leiten. Von „Hallo“ bis „Ich melde mich in zwei Wochen bei Ihnen“ – mit einem deutlichen Gesprächsleitfaden gewinnen Sie sofort die Aufmerksamkeit Ihrer Zielperson und sorgen Sie für ein wertvolles Gespräch.
Boosten Sie Ihre Telefonakquise mit unseren Gesprächsleitfäden. In unserem ultimativen Leitfaden für die Telefonakquise erfahren Sie außerdem, welche Schritte Sie unternehmen sollten, bevor Sie zum Hörer greifen.
Was ist Telefonakquise?
Bevor wir uns mit den Gesprächsleitfäden für verschiedene Szenarien beschäftigen, sollten wir bei den Grundlagen beginnen.
Bei der Kaltakquise wenden Sie sich an Personen, mit denen Sie noch nie zuvor gesprochen haben. Sie haben Ihre Nachforschungen zu der Person angestellt, welche Ihrer Buyer Persona entspricht. Das Ziel ist es, einen ersten Kontakt herzustellen, Ihr Unternehmen vorzustellen und eine wertvolle Beziehung aufzubauen, sodass Sie schließlich Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistungen verkaufen können.
Für das beste Ergebnis sollten Sie die Telefonakquise verschiedene Kontaktpunkte enthalten. Kombinieren Sie etwa Anrufe und E-Mails sowie eine Kontaktanfrage auf LinkedIn. So haben Sie bessere Chancen, dass Ihre Bemühungen auch fruchten werden.
Möchten Sie wissen, wie Sie bei Ihren B2B-Leads nachfassen können? Werfen Sie einen Blick auf unsere Follow-Up-Timeline für den B2B-Vertrieb.
Wichtige Elemente eines Gesprächsleitfadens
Die meisten Telefonakquisegespräche sind im Kern sehr ähnlich aufgebaut und folgen einer charakteristischen Struktur. Hier finden Sie einige Richtlinien, mit denen Sie Ihre eigene Struktur erstellen können.
- Einleitung: Beginnen Sie damit, Ihren Namen und das Unternehmen zu nennen, für das Sie arbeiten, und fragen Sie die Person, wie es ihr geht.
„Wussten Sie, dass Telefonakquise mit der Frage ‘Wie geht es Ihnen?’ 6,6-mal erfolgreicher ist als ohne? Dies unterbricht die erste (negative) Reaktion der angerufenen Person und es ist unwahrscheinlicher, dass diese auflegt.“
Lydia
Account Executive bei Leadinfo
- Der Grund für Ihren Anruf: Menschen suchen stets nach Erklärungen. Deshalb sollten Sie Ihre Zielperson nicht im Unklaren lassen und den Grund Ihres Anrufs von vornherein benennen. Laut Studien buchen Vertriebsmitarbeitende, die direkt einen den Grund für ihren Anruf nennen, 2,1 Mal mehr Termine.
- Berechtigung: Prüfen Sie, ob es sich um einen guten Zeitpunkt für das Gespräch handelt. Vermeiden Sie dabei die Frage, ob es sich um einen schlechten Zeitpunkt für das Gespräch handelt. Formulieren Sie die Frage stattdessen positiv: „Haben Sie Zeit für ein kurzes Gespräch?“. Wenn Ihre Zielperson antwortet, dass sie Zeit hat, dann übernimmt sie die Verpflichtung, Ihnen zuzuhören, was die Wahrscheinlichkeit, dass Sie abgewiesen werden, vermindert.
- Eine Beziehung herstellen: Personalisieren Sie Ihren Anruf und identifizieren Sie mit Ihrer Recherchen über das Unternehmen und die Zielperson eventuelle Schmerzpunkte.
- Schaffen Sie Mehrwert: Basierend auf dem bisherigen Gesprächsverlauf ist es nun an der Zeit, Ihrer Zielperson eine Lösung für ihr Problem anzubieten. Konzentrieren Sie sich auf den Mehrwert, den Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung für Ihre Zielperson in petto hält und nicht auf den Verkauf Ihres Produkts.
- Nächste Schritte: Stellen Sie sicher, dass Ihre Zielperson weiß, was sie nach dem Anruf zu tun und zu erwarten hat; sei es eine Folge-E-Mail oder eine Verabredung für ein weiteres Gespräch in einigen Wochen.
4 Gesprächsleitfäden für die Telefonakquise
Zwar ist es nicht möglich, eine passende Antwort für jede Situation zu planen, aber ein Gesprächsleitfaden bereitet Sie auf Einwände vor und stellt sicher, dass Ihr Gespräch auf Kurs bleibt.
Typischer Gesprächsleitfaden für die Telefonakquise
Mit diesem Gesprächsleitfaden für die Telefonakquise meistern Sie jeden Standardanruf. Nutzen Sie unseren Leitfaden als Vorlage, wenn Sie das nächste Mal zum Hörer greifen.
Standard Gesprächsleitfaden für die Telefonakquise
Sie: Hallo [Name], hier ist [Ihr Name] von [Name Ihres Unternehmens]. Wie geht es Ihnen?
Antwort abwarten.
Sie: Ich rufe Sie an, weil [Grund für Ihren Anruf]. Haben Sie Zeit für ein kurzes Gespräch?
Hoffen Sie, dass Ihre Zielperson bejaht. Wenn nicht, dann fragen Sie, zu welchem Zeitpunkt Sie am besten zurückrufen können.
Sie: Das kommt jetzt vielleicht unerwartet, aber ich habe einige Nachforschungen über [Name des Unternehmens] angestellt und festgestellt, dass Sie [Tatsache, die Sie bei Ihren Nachforschungen herausgefunden haben]. Ich gehe davon aus, dass Sie momentan mit der folgenden [Herausforderung] zu kämpfen haben. Ist dies etwas, das Sie oder Ihr Team gegenwärtig in Angriff nehmen möchten?
Falls Ihre Zielperson bejaht, fahren Sie fort. Wenn nicht, versuchen Sie, die aktuellen Prioritäten Ihrer Zielperson zu verstehen und herauszufinden, ob Sie sie dabei unterstützen können. Vereinbaren Sie alternativ einen zukünftigen Folgetermin, wenn Ihre Hilfe notwendig wird.
Sie: Was hindert Sie daran, [Ziel zu erreichen/ Produkt oder Dienstleistung auszuprobieren]?
Hören Sie sich die Antwort an und passen Sie Ihre nächste Reaktion entsprechend an.
Sie: Bei [Name Ihres Unternehmens] haben wir Unternehmen wie [ähnliche Unternehmen oder große Markennamen] dabei geholfen, [Herausforderung] durch [USP Ihrer Lösung] zu lösen. Sind Sie daran interessiert, mehr darüber zu erfahren?
Falls Ihre Zielperson bejaht, fahren Sie fort. Wenn sie nein sagt, versuchen Sie, ihre Einwände zu umgehen. Weiter unten erfahren Sie, wie Sie häufige Einwände umgehen können.
Sie: Was wir also tun, ist [Einen Satz darüber, wie Sie Ihren Kunden helfen]. Ich schlage vor, einen Gesprächstermin zu vereinbaren, sodass ich Ihnen mehr darüber erzählen kann, wie [Name Ihres Unternehmens] Ihr Team Sie dabei unterstützen kann, [gewünschtes Ziel oder gelöste Herausforderung] zu erreichen. Passt Ihnen [Datum und Uhrzeit]?
Antwort abwarten.
Sie: Großartig. Ich habe Ihnen soeben eine Einladung per E-Mail geschickt. Haben Sie diese erhalten?
Ja oder nein.
Sie: Vielen Dank für Ihre Zeit, ich wünsche Ihnen einen schönen Rest des Tages.
So umgehen Sie Einwände bei der Telefonakquise
Sie werden bei der Telefonakquise garantiert mehrmals mit Einwänden konfrontiert. Damit Sie diese nicht unvorbereitet erwischen, haben wir einige häufige Einwände für Sie zusammengestellt und wie Sie am besten darauf reagieren können.
Falls Ihre Zielperson beschäftigt ist und gerade nicht sprechen kann.
Sie: Ich verstehe, dass Sie im Moment sehr beschäftigt sind. Wann hätten Sie Zeit für ein kurzes Gespräch?
Falls die von Ihnen erwähnte Herausforderung nicht sofort in Angriff genommen werden soll.
Sie: Das verstehe ich. Können Sie mir verraten, was derzeit Ihre wichtigsten Prioritäten sind?
Wenn Ihnen Ihre Zielperson antwortet, dass sie bereits über eine Lösung für ihr aktuelles Problem verfügt, dann versuchen Sie herauszufinden, um welches Produkt es sich dabei handelt. Heben Sie anschließend hervor, wie sich Ihre Lösung von anderen Produkten unterscheidet – am besten tun Sie dies mit auf das Geschäft Ihrer Zielperson abgestimmten Argumenten.
Sie: Oh, das freut mich zu hören. Darf ich fragen, welche Lösung Sie verwenden? Erfüllt diese alle Ihre Anforderungen? Wahrscheinlich liefert Ihnen [Name des Konkurrenten] eine Menge an Daten, aber [Name Ihres Unternehmens] aktualisiert die Daten häufiger und stellt Ihnen die Ergebnisse in Echtzeit zur Verfügung. So können Sie [Ergebnis] erzielen.
So kommen Sie am Gatekeeper vorbei
Manche Entscheidungsträgerinnen und -träger haben Assistentinnen oder einen Sekretäre, die ihre Anrufe filtern. Hier finden Sie mehrere Formulierungen, mit denen Sie den Gatekeeper überzeugen können, Sie mit Ihrer Zielperson sprechen zu lassen.
Leitfaden für das Gespräch mit dem Gatekeeper
Sie: Hallo, hier ist [Ihr Name] mit [Name Ihres Unternehmens]. Ich versuche, [Name Ihrer Zielperson] zu erreichen. Ist sie/er verfügbar?
Wenn Sie Glück haben, wird Sie der Gatekeeper einfach verbinden. Es besteht allerdings eine große Chance, dass er oder sie nein sagt und fragt, worum es geht. In diesem Fall sollten Sie keinesfalls lügen oder Ihren Pitch an den Gatekeeper verschwenden.
Sie: Es geht um ihr [Produktkategorie]-Tool. Ist [Name Ihrer Zielperson] die richtige Ansprechpartnerin/der richtige Ansprechpartner dafür?
So können Sie herausfinden, ob Sie die richtige Zielperson kontaktieren. Falls nicht, dann erfahren Sie so den Namen einer Kollegin oder eines Kollegen, die oder der für den Bereich verantwortlich ist. Falls Sie sich sicher sind, dass es sich um die richtige Person handelt, können Sie auch Folgendes versuchen.
Sie: „Ich habe ein paar Informationen für sie bezüglich [Grund für den Anruf und Herausforderung der Zielperson]. Ich wollte Ihnen eigentlich eine E-Mail schicken, aber ich dachte mir, ich rufe besser kurz an und nehme mir ein paar Minuten Zeit, um es Ihnen persönlich zu erklären.“
Falls Sie die Entscheidungsträgerin bzw. den Entscheidungsträger nicht erreichen konnten und ihr bzw. ihm bereits eine E-Mail geschickt haben, versuchen Sie Folgendes.
Sie: Ich möchte auf meine E-Mail zurückkommen, die ich ihnen Anfang der Woche geschickt habe.
Wenn Sie überprüfen möchten, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse haben, dann können Sie auch Folgendes sagen und hoffen, dass der Gatekeeper Sie korrigiert.
Sie: Ich versuche, ihnen eine E-Mail zu schicken. Ist [Namen der Zielperson]@[Name des Unternehmens].com die richtige Adresse, unter der ich sie/ihn erreichen kann?
Wenn Ihnen der Gatekeeper mitteilt, dass die Entscheidungsträgerin bzw. der Entscheidungsträger beschäftigt ist, dann sollten Sie keinesfalls eine Nachricht hinterlassen. Erklären Sie stattdessen selbstbewusst, dass Sie später zurückrufen werden.
Sie: „Wann ist [Name der Zielperson] am besten erreichbar? Ich probiere es [später am Tag, morgen, nächste Woche] noch einmal.“
Beenden Sie das Gespräch respektvoll. Bedanken Sie sich beim Gatekeeper für seine Zeit und wünschen Sie ihm einen schönen Tag.
Gesprächsleitfaden bei einer Referenz
Referenzen sind äußerst hilfreich bei der Telefonakquise, denn sie schaffen sofort Vertrauen; tatsächlich steigern Referenzen das Vertrauen um ganze 84 %. Wenn Sie also von einem gemeinsamen Kontakt oder einer anderen Person im Unternehmen Ihrer Zielperson empfohlen wurden, dann sollten Sie dies gleich zu Beginn des Gesprächs erwähnen. Zum Beispiel:
So gehen Sie vor, wenn Sie jemand empfohlen hat
Sie: Hallo [Name der Zielperson], hier ist [Ihr Name] von [Ihr Unternehmen]. Wie geht es Ihnen?
Antwort abwarten.
Sie: Ich rufe Sie an, weil [Name der Referenz] mir empfohlen hat, Sie zu kontaktieren. Wir arbeiten seit [Zeitrahmen einfügen] zusammen und sie/er hat [großartige Ergebnisse oder überzeugende Zahlen] erzielt. Sie/er meinte, dass auch Sie von einer solchen Lösung profitieren könnten. Hätten Sie Zeit für ein kurzes Gespräch?
Wenn eine Kollegin oder ein Kollege in der gleichen Organisation Sie empfohlen hat, versuchen Sie Folgendes:
Sie: Ich rufe an, weil [Name der Kollegin oder des Kollegen] mir empfohlen hat, mich an Sie zu wenden, da Sie für den Bereich [Geschäftsbereich] verantwortlich sind. [Name der Kollegin oder des Kollegen] dachte, Sie könnten an einer Lösung für [Herausforderung] interessiert sein. Hätten Sie Zeit für ein kurzes Gespräch?
Wenn Ihre Zielperson bejaht, dann fahren Sie fort. Falls nicht, dann fragen Sie, wann Sie am besten zurückrufen können.
Sie: Können Sie mir mehr über die Herausforderungen erzählen, die Ihr Unternehmen in Bezug auf [nennen Sie die Herausforderungen, bei deren Überwindung Sie der Referentin oder dem Referenten geholfen haben] zu bewältigen hat?
Antwort abwarten.
Sie: Das kann ich nachvollziehen. Was hält Sie davon ab, [Ziel oder gewünschtes Ergebnis] zu erreichen?
Hören Sie sich die Antwort Ihrer Zielperson noch einmal aktiv an. Machen Sie sich Notizen, wenn Ihnen das hilft, sich an die spezifischen Herausforderungen zu erinnern.
Sie: Verstehe. Ich glaube, ich kann Ihnen dabei helfen. Bei [Name Ihres Unternehmens] machen wir [In einem Satz erklären, wobei Sie Ihren Kunden helfen]. Ich schlage vor, einen Termin zu vereinbaren, bei dem ich Ihnen mehr darüber erzählen kann, wie [Name Ihres Unternehmens] Ihr Team dabei unterstützen kann, [gewünschtes Ziel oder gelöste Herausforderung] zu erreichen. Passt Ihnen [Datum und Uhrzeit]?
Antwort abwarten.
Sie: Alles klar! Ich habe Ihnen per E-Mail eine Einladung für den Termin geschickt. Haben Sie diese erhalten?
Ja oder nein.
Sie: Vielen Dank für Ihre Zeit, ich wünsche Ihnen einen schönen Rest des Tages.
Gesprächsleitfaden für eine Sprachnachricht
Wenn Sie Ihre Zielperson nicht erreichen können, dann ist es in Ordnung, eine Sprachnachricht zu hinterlassen. Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrer Voicemail-Nachricht noch nicht pitchen, da die Zielperson ansonsten wahrscheinlich nicht zurückruft. Managen Sie stattdessen die Erwartungen ihrer Zielperson und erhöhen Sie so die Chancen, dass diese zurückruft.
So hinterlassen Sie eine Voicemail-Nachricht
Hallo, [Name des Leads], hier ist [Ihr Name] mit [Name Ihres Unternehmens].
Ich rufe an, weil [Grund für Ihren Anruf].
Ich halte mich kurz und sende Ihnen eine E-Mail mit allen Details. Gerne vereinbare ich mit Ihnen einen Termin für ein kurzes Gespräch. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören und wünsche Ihnen noch einen schönen Tag.
Time for action: Setzen Sie den Gesprächsleitfaden in die Tat um
Verwenden Sie unsere Gesprächsleitfäden als Ausgangspunkt. Jedes Unternehmen und jede Zielperson ist anders, deshalb sollten Sie diese Gesprächsleitfäden entsprechend dem Angebot Ihres Unternehmens, Ihrer Kundenpräferenzen und dem Tonfall Ihrer Marke anpassen.
Üben Sie den Gesprächsleitfaden zudem mit einer Kollegin oder einem Kollegen, um zu überprüfen, ob sich dieser natürlich anhört oder ob Sie gewisse Sätze noch anpassen müssen. Trainieren Sie Ihre Kaltakquise-Skills und überarbeiten Sie Ihren Gesprächsleitfaden laufend. So erhöhen Sie die Erfolgsquote Ihrer Telefonakquise und bauen Sie im Handumdrehen neue Geschäftsbeziehungen auf.